TeamSystem DMS

TeamSystem DMS consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni.

Questo archivio può contenere documenti di qualsiasi natura e origine: dalla scansione di documenti cartacei all’archiviazione di messaggi di posta elettronica.

Ogni documento viene classificato in base alla tipologia di appartenenza (es. offerte, progetti, etc.) analogamente a quanto succede all’archiviazione manuale. Al fine di facilitarne la ricerca all’interno dell’archivio, per ogni tipologia di documento vengono definiti degli attributi di ricerca (es. cliente e fornitore), l’oggetto del documento e la data di riferimento.

Inoltre, per ogni pubblicazione è possibile creare collegamenti ad altri documenti, (es. la fattura collegata all’ordine e al DDT), in modo da poter navigare in modo semplice all’interno dell’archivio.

Tramite questa nuova modalità di gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza e alla conseguente riduzione dei costi.

Tutti i documenti, quelli in entrata, in uscita, o prodotti all’interno dei processi, saranno digitalizzati e archiviati in uno spazio centralizzato, dove saranno organizzati in base alla tipologia di appartenenza.

In questo modo, se si presenta la necessità, il documento è recuperabile e fruibile in modo rapido e intuitivo.

Dematerializzare e digitalizzare la gestione documentale significa aumentare la qualità e l’efficienza del lavoro degli operatori.

Inoltre ogni informazione è sempre fruibile all’interno e all’esterno dell’organizzazione; in questo modo, è possibile migliorare la gestione e il controllo di tutti i processi digitali.

Acquisizione documenti

• Creazione di documenti digitali nativi

• Scansione di documenti da originali cartacei

• Barcode OCR per facilitare riconoscimento di documenti cartacei

• Protocollo informatico (per la pubblica amministrazione)

• Integrazione con il gestionale
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Archiviazione e conservazione documenti

• Archivio digitale per tutta la documentazione

• Conservazione sostitutiva a norma di legge per i documenti fiscali/civilistici

• Classificazione per tipologia di documento e indicizzazione del materiale per facilitarne la ricerca

• Storicizzazione dei documenti archiviati
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Consultazione documenti

• Ricerca libera nei fascicoli digitali a scopo consultazione

• Accesso ristretto con credenziali per condivisione su base policy

• In ambito conservazione sostitutiva possibilità di creare pacchetto di distribuzione da esibire

• Ricerca per stringhe nel contenuto dei documenti

Distribuzione documenti

• Invio tramite canali telematici di comunicazioni aziendali

• Condivisione interna di documenti per gruppi di competenza

• Condivisione con clienti e fornitori

Gestione processi

• Workflow grafico con flussi predefiniti

• Notifiche gestite via mail per ritardi e scadenze

• Gestione del to-do

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Aumento dell'efficienza

• Condivisione dei documenti in totale sicurezza

• Miglioramento dei processi

• Utilizzo trasversale in tutti i reparti aziendali

Riduzione dei costi

• Risparmio di spazio fisico

• Eliminazione di costi diretti (toner, carta…)

• Riduzione del tempo di archiviazione, ricerca… (risparmio di ore/uomo)