Privacy Policy

Gentile Utente, Caro Cliente,
di seguito sono fornite le informazioni relative al trattamento dei dati personali effettuato attraverso il nostro sito web www.sigmasistemi.com (di seguito il “Sito”), o altrimenti effettuato in relazione ai nostri prodotti e servizi, ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito il “Regolamento” o “GDPR”).

Il titolare del trattamento è, di volta in volta, la società SigmaSistemi Srl (di seguito “SigmaSistemi”, “noi”, “nostro” o la “Società” e in particolare: (i) SigmaSistemi Srl, con sede legale in Via Don Luigi Guanella 15/B 70124 Bari (BA), per i trattamenti sul Sito; (ii) la società collegata alla SigmaSistemi da cui hai acquistato il prodotto o con cui hai stipulato il contratto di servizi o con la quale hai avuto contatti per ottenere informazioni in merito ai nostri prodotti (incluso nell’ambito di demo, promozioni, e trial) (di seguito, solo il “Titolare”, “SigmaSistemi” o la “Società“).

Alla sezione “Titolare del Trattamento” sono indicati i dati di contatto del titolare di volta in volta rilevante.

Forniamo questa informativa non solo per adempiere agli obblighi di legge in materia di protezione dei dati personali previsti dal GDPR, ma anche perché crediamo che la tutela dei dati personali sia un valore fondamentale della nostra attività di impresa e vogliamo fornirti ogni informazione che possa aiutarti a tutelare la tua privacy e a controllare l’utilizzo che viene fatto dei tuoi dati.

Responsabile della Protezione dei Dati

Il Responsabile della Protezione dei Dati di SigmaSistemi, che è la figura incaricata della sorveglianza dell’osservanza del Regolamento, è disponibile per rispondere alle tue richieste su come trattiamo i tuoi dati e può essere contattato presso la sede di TeamSystem o all’indirizzo email dpo@sigmasistemi.com

Categorie di dati personali trattati

Per consentire la conclusione e l’instaurazione del rapporto contrattuale con SigmaSistemi oppure quando visiti, consulti, richiedi o utilizzi i servizi e/o i prodotti di SigmaSistemi (inclusi quelli disponibili su questo Sito) raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali (cioè qualsiasi informazione che è in grado di identificarti direttamente o indirettamente).

I dati possono essere forniti direttamente dal Cliente o acquisiti da fonti pubbliche.

I dati personali trattati dalla Società comprendono, in via esemplificativa e non esaustiva, le seguenti categorie:

• Dati identificativi, di contatto e di accesso, quali nome, cognome, username, indirizzo email, indirizzo postale, numero di telefono, qualifica, TeamSystem ID e password, eventuale immagine di profilo ove da te impostata;
• Dati di prodotto quali i dati relativi ai prodotti a te licenziati e/o servizi da te sottoscritti;
• Informazioni per la fatturazione e dati di pagamento, quali eventuale Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, ed eventualmente la ragione sociale;
• Dati di navigazione, quali dati relativi alla connessione, indirizzi IP, nomi a dominio ed altri parametri relativi al browser e al sistema operativo da te utilizzato, dati di log, dati relativi a licenze installazioni e configurazioni, dati relativi a registrazioni effettuate, processi di interazione e di transazione, indicatori di prestazione, dati relativi a flussi di navigazione e visualizzazioni di pagine, utilizzo e conteggi di funzionalità;
• Dati di Utilizzo sia in modalità “on premises”, ossia le informazioni generate in locale nel contesto dell’utilizzo dei prodotti o dei servizi da te acquistati ovvero “in cloud”, ossia durante il tuo utilizzo online dei servizi di SigmaSistemi.
  I Dati di Utilizzo relativi ai differenti prodotti e/o servizi da te acquistati potranno essere interconnessi per finalità lecite e trasparenti, elencate al paragrafo che segue.

Le informazioni acquisite da fonti pubbliche comprendono ad esempio i dati dei rappresentanti e procuratori, i bilanci, l'affidamento della clientela e sono raccolti tramite ad esempio le Camere di Commercio o i servizi di informazione commerciale.

Finalità del trattamento

Il trattamento delle categorie di dati personali di cui all’elenco che precede è effettuato dalla Società, nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali, per specifiche finalità, così come meglio descritto di seguito.

• Finalità Contrattuali e di Legge

  a) Consentirti la navigazione sul Sito;
  b) Registrazione e gestione dell’account (ivi incluse eventuali verifiche dell’account e recupero delle credenziali dello stesso, ove previsto) e fruizione delle funzionalità connesse all’account stesso;
  c) Esecuzione delle attività necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto ai fini della fornitura del servizio/prodotto da te richiesto o acquistato, anche tramite il Sito;
  d) Gestione delle richieste relative a iscrizione a webinar ed eventi, richiesta di newsletter, formulazione di preventivi, elaborazione degli ordini, fornitura di assistenza e supporto;
  e) Gestione di eventuali reclami e richieste invio delle comunicazioni di servizio e aggiornamenti, sia tramite strumenti di comunicazione tradizionale quale la posta cartacea che tramite strumenti di comunicazione a distanza, quali email, chat, telefono, SMS, chatbot, banner, sistemi di notifica e altri strumenti di comunicazione a distanza;
  f) Attività di customer assistance e supporto all’utilizzo dei Servizi da parte dei singoli Clienti, attività di tutorship e di gestione dei ticket aperti per finalità di assistenza, anche tramite i Dati di Utilizzo;
  g) Adempimento degli obblighi derivanti dalla legge vigente, regolamenti o normativa comunitaria (es. obblighi fiscali e contabili) ovvero gestione e risposta a richieste provenienti dalle competenti autorità amministrative e fiscali oltre che dall’autorità giudiziaria .
  Le finalità sopra elencate sono congiuntamente definite le “Finalità Contrattuali e di Legge” e non è richiesto un espresso consenso dell’interessato.
  La fornitura dei tuoi dati personali per le suddette finalità è necessaria e obbligatoria sicché, in caso di diniego, non potremo dare seguito al rapporto contrattuale con te e alla relativa fornitura dei servizi richiesti.

• Finalità di Legittimo Interesse
  

  h) Per le analisi statistiche e di ricerca rispetto ai prodotti acquistati e ai servizi a te forniti e all’utilizzo degli stessi anche al fine di miglioramento e sviluppo dei prodotti e servizi medesimi, anche mediante l’interconnessione di dati tra diversi Titolari all’interno del Gruppo TeamSystem. Nel rispetto del principio di minimizzazione, ove possibile, tale attività avverrà previa anonimizzazione e aggregazione dei dati raccolti;
  i) Per la valutazione della soddisfazione da parte tua dei prodotti acquistati e dei servizi forniti da SigmaSistemi ovvero la risoluzione di eventuali difficoltà e problematiche relative all’utilizzo dei stessi: es. iniziative di “caring” per aiutarti a utilizzare al meglio il prodotto o il servizio anche in chiave di churn prevention e miglioramento della customer experience;
  j) Far valere e difendere i diritti della Società, anche nell’ambito di procedure di recupero crediti e di assegnazione dei crediti a società autorizzate, anche attraverso terze parti e per prevenire e contrastare eventuali frodi;
  k) Per portare a termine una potenziale fusione, cessione di beni, cessione d’azienda, di ramo d’azienda o operazioni finanziarie comunicando e trasferendo i dati alla/e terza/e parte/i coinvolta/e;
  l) Per inviare via email, ai sensi dell’articolo 130, comma 4 del Decreto Legislativo 196/2003 (“Codice Privacy”), comunicazioni di marketing su servizi o prodotti analoghi a quelli oggetto del contratto concluso con SigmaSistemi, fermo restando che, in qualsiasi momento, avrai la possibilità di opporti all’invio di tali comunicazioni;
  m) Per eseguire attività di segmentazione dei clienti, a cui è possibile inviare comunicazioni per Finalità di Marketing sulla base di quanto indicato nella presente informativa, basate su categorie non invasive di appartenenza, quali tra gli altri, la categoria professionale di appartenenza, la città/provincia/regione in cui ha sede, la tipologia di prodotto o di servizio acquistato. Tale attività di customer segmentation potrebbe essere effettuata anche su piattaforme di fornitori terzi, tramite attività di interconnessione con dati propri della piattaforma terza. In tal caso, le comunicazioni per Finalità di Marketing saranno inviate nel rispetto dei consensi da te espressi ed in conformità con quanto indicato nella presente informativa. In tale contesto, i dati potrebbero essere utilizzati anche al fine di rilevare profili di clienti simili.
  Le descritte “Finalità di Legittimo Interesse” non necessitano del tuo specifico consenso rientrando nell’eccezione prevista dall’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR.
  Ad ogni modo, in conformità al GDPR, la Società ha svolto un approfondito bilanciamento di interessi finalizzato a proteggere e garantire la privacy e i diritti fondamentali degli interessati.

• Finalità di Marketing
  

  n) Per inviarti aggiornamenti su novità e offerte commerciali di prodotti e servizi SigmaSistemi, anche previa interconnessione dei Dati di Utilizzo e analisi del tuo comportamento sia rispetto alla navigazione del Sito che, più in generale, all’utilizzo dei servizi e prodotti di SigmaSistemi ovvero per invitarti a partecipare a eventi, condurre ricerche di mercato o altre iniziative commerciali e di customer satisfaction sia tramite canali di comunicazione tradizionali quali la posta cartacea o la telefonata da parte di un operatore che tramite strumenti di comunicazione automatizzati quali email, chat, messaggi (SMS e altri messaggi istantanei), chatbot e altri strumenti di comunicazione a distanza
  o) Per comunicare i tuoi dati personali ad altre società collegate alla SigmaSistemi e/o di partner commerciali appartenenti alla propria rete vendite, per l’invio di comunicazioni di marketing e per altre iniziative commerciali come quelle indicate alla lettera n.
  Il trattamento dei tuoi dati per le “Finalità di Marketing” non è obbligatorio.
  E’ pertanto necessario il tuo preventivo consenso che la Società chiederà di volta in volta nelle forme più opportune per ciascuna delle attività sopra descritte.
  Il consenso espresso è da te sempre revocabile senza alcuna conseguenza rispetto ai rapporti contrattuali intercorrenti con la Società.

Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei Dati è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali data la sua essenzialità al fine di:

• dare esecuzione al Contratto con riferimento alla fornitura dei servizi richiesti relativamente ai casi di cui alla Sezione “Finalità del trattamento”.

• adeguarsi alle disposizioni di cui alla normativa applicabile come previsto dalla Sezione “Finalità del trattamento”.

Qualora il Cliente non fornisse i dati necessari per le finalità contrattuali, non sarà possibile procedere alla stipula del Contratto da parte della Società.

Il trattamento dei Dati per le Finalità di Legittimo Interesse di Business è effettuato ai sensi dell'articolo 6, lettera f) del GDPR per il perseguimento del legittimo interesse della Società che è equamente bilanciato con l'interesse legittimo dell'Interessato, in quanto l'attività di trattamento dei Dati è limitata a quanto strettamente necessario per l'esecuzione delle attività sopra indicate e unicamente nei casi in cui la medesima finalità non possa essere perseguita tramite il trattamento di dati aggregati o anonimizzati.

Il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse di Business non è obbligatorio e l'Interessato potrà opporsi a detto trattamento con le modalità di cui alla presente informativa, ma qualora si opponesse a detto trattamento i Dati dell'Interessato non potranno essere utilizzati per Finalità di Legittimo Interesse di Business, fatto salvo il caso in cui la Società dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del GDPR.

Il trattamento dei Dati per Finalità di Marketing è basato:

• per quanto riguarda il trattamento di cui alla Sezione 2, sull’articolo 130 del Codice Privacy a cui l'Interessato potrà opporsi al momento della raccolta dei dati e in ogni successiva comunicazione;

• per quanto riguarda il trattamento di cui alla Sezione 3, sul consenso del Cliente.

Il trattamento dei dati per Finalità di Marketing non è obbligatorio. Pertanto in caso di opposizione all’invio di comunicazioni di marketing o di rifiuto a fornire il relativo consenso, quando richiesto, o di revoca dello stesso secondo le modalità previste dalla presente informativa privacy il Cliente non riceverà le comunicazioni di marketing.

Infine, il trattamento dei Dati per Finalità di Legittimo Interesse di Marketing è funzionale al perseguimento di un legittimo interesse della Società adeguatamente contemperato con gli interessi dell'Interessato alla luce dei limiti indicati nella Sezione 2.

Anche in tal caso il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse di Marketing non è obbligatorio e l'Interessato potrà opporsi con le modalità di cui alla presente informativa.

Qualora l'Interessato si opponesse a detto trattamento, i Dati dell'Interessato non potranno essere utilizzati per Finalità di Legittimo Interesse di Marketing, fatto salvo il caso in cui la Società dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti.

Nel caso in cui l'Interessato desiderasse ottenere maggiori informazioni circa le attività di bilanciamento degli interessi, diritti e libertà, può contattare in ogni momento la Società secondo le modalità indicate in questa informativa.

Comunicazione, diffusione e trasferimento dei Dati

Nel rispetto del principio di finalità e minimizzazione, i tuoi dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi che svolgono attività funzionali a quelle relative al prodotto o servizio di SigmaSistemi acquistato, quali:
(a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per la Società con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo,
(b) società collegate alla SigmaSistemi,
(c) nei casi in cui il rapporto contrattuale preveda l’intervento di partner commerciali, la Società potrà condividere alcuni dei tuoi dati personali con i propri distributori, reseller e i partner facenti parte della catena di distribuzione dei prodotti e servizi della SigmaSistemi;
(d) banche e istituti di credito;
(e) società di recupero crediti;
(f) soggetti ed autorità pubbliche il cui diritto di accesso ai tuoi dati personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti;
(g) potenziali acquirenti della Società ed entità risultati dalla fusione o ogni altra forma di trasformazione riguardante la Società.;
(h) banche dati pubbliche e sistemi informativi di informazioni creditizie.

Per le Finalità di Marketing, e previo tuo consenso specifico, i tuoi dati personali potranno essere comunicati anche a soggetti terzi e partner commerciali incaricati delle campagne di marketing svolte per conto della Società o delle altre società collegate alla SigmaSistemi.

Tali destinatari, a seconda dei casi, trattano i tuoi dati in qualità di autonomi titolari, responsabili o incaricati del trattamento. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Responsabile della Protezione dei Dati, secondo le modalità di contatto indicate in questa informativa.

Trasferimento dei tuoi dati personali fuori dal territorio comunitario

Fatto salvo quanto sopra, i tuoi dati personali potranno essere liberamente trasferiti all’interno del territorio comunitario. Tuttavia, laddove, per le finalità indicate, la Società avesse necessità di trasferire i tuoi dati personali fuori dall’Unione europea verso Paesi non considerati adeguati dalla Commissione europea (es. Stati Uniti), la Società adotterà le misure necessarie a proteggere i tuoi dati personali, nel rispetto delle garanzie di legge, ai sensi della normativa applicabile e in particolare degli articoli 45 e 46 del GDPR.

Nel caso in cui desideri ricevere ulteriori informazioni in merito alle garanzie in essere e richiedere una copia delle stesse, puoi contattare il Responsabile della Protezione dei dati secondo le modalità indicate nella presente informativa.

Modalità del trattamento dei dati

I tuoi dati personali sono trattati dalla Società con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la tua riservatezza tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

Tali trattamenti hanno luogo presso la sede della Società e/o presso i Responsabili esterni del trattamento che effettuano il trattamento per conto della SigmaSistemi.

Con riferimento ai Dati di Utilizzo, nel rispetto delle finalità descritte e, ove necessario, del tuo espresso consenso, le attività di analisi possono essere effettuate, anche mediante interconnessione dei tuoi dati relativi ai differenti prodotti e servizi da te acquistati dalla SigmaSistemi, sia con riguardo ai prodotti “on premises”, con l’acquisizione dei Dati di Utilizzo generati in locale nel contesto dell’utilizzo dei prodotti e/o servizi erogati, sia per quelli “in cloud”, ossia durante l’utilizzo online dei servizi stessi. Per le statistiche di utilizzo la Società si avvale di strumenti che consentono la raccolta dei Dati di Utilizzo.

Tali strumenti possono comportare l’archiviazione di informazioni nell’applicativo utilizzato tramite il tuo terminale o l’accesso a tali informazioni.

Con specifico riferimento alla raccolta “in cloud” dei Dati di Utilizzo, tra gli altri, la Società utilizza strumenti analitici come:
a) Web e customer analytics;
b) Analytics e document search;
c) Querying e Dashboarding.

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per il periodo di tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui tali dati sono stati raccolti, come affermato in questa informativa.

In ogni caso, i seguenti termini di conservazione si applicheranno con riferimento ai trattamenti dei dati per le finalità riportate di seguito:
(i) per le Finalità Contrattuali e di Legittimo Interesse i dati vengono conservati per un periodo pari alla durata della fornitura dei servizi da te richiesti e per i 10 anni successivi (periodo in cui matura la prescrizione per l’eventuale responsabilità contrattuale fatta valere dal cliente contro SigmaSistemi), fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
(ii) per le Finalità di Marketing i dati vengono conservati per un periodo pari a 24 mesi dalla data in cui il consenso viene prestato ovvero rinnovato in occasione dell’acquisto di un nuovo prodotto o servizio, oppure data dell’ultimo contatto con te da intendersi, tra gli altri, la partecipazione ad un evento della Società, la fruizione di un prodotto o servizio fornito dalla Società o l’apertura di una newsletter (congiuntamente definiti l’“Ultimo Contatto”);

Modifica delle scelte e revoca del consenso

Se cambi idea, puoi modificare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità di marketing nei modi indicati qui sotto o, qualora tu non voglia più ricevere le nostre comunicazioni commerciali, utilizzando il link di cancellazione disponibile in calce alle nostre comunicazioni commerciali. L’eventuale mancato rilascio o revoca del consenso non pregiudicano in alcun modo la fruizione dei nostri servizi.

Diritti degli interessati

In relazione al trattamento dei dati descritto nella presente informativa, puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-21) ivi inclusi:

• ricevere conferma dell’esistenza dei tuoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i tuoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione), fatto salvo un prevalente interesse pubblico o un obbligo legale della Società alla conservazione degli stessi;
• opporti al trattamento, compresa la profilazione (diritto di opposizione), fatta salva l’esistenza di un prevalente motivo legittimo della Società alla prosecuzione del trattamento;
• revocare il consenso, ove prestato, alle attività di marketing;
• fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il presente regolamento ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. In Italia detta autorità di controllo è rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it);
• ricevere una copia in formato elettronico dei dati personali che ti riguardano, per trasferirli a te stesso o ad un diverso fornitore di servizi, nelle ipotesi in cui la Società effettui il trattamento di tali dati sulla base del tuo consenso o sulla base della circostanza che il trattamento è necessario per la fornitura dei servizi da te richiesti ed i dati sono trattati attraverso strumenti automatizzati (diritto alla portabilità dei dati).

Ai sensi dell’articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti riferiti ai tuoi dati personali possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tua tutela in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

Puoi vietare espressamente l’esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta alla Società all’indirizzo di posta elettronica indicato sotto.

La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.
Per esercitare i diritti in materia di protezione dei dati personali in ogni momento e gratuitamente è possibile rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati, che è contattabile inviando una richiesta all’indirizzo dpo@sigmasistemi.com, oppure indirizzando la comunicazione via posta a:
SigmaSistemi Srl
Via Don Guanella 15 B
Bari (BA)
c.a.: Responsabile della Protezione dei Dati
Nel contattare la Società, accertati di includere il tuo nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la tua richiesta possa essere gestita correttamente.

Titolari del trattamento

Titolare del trattamento	Indirizzo(sede legale)	Email Privacy
SigmaSistemi S.r.l	Via Don Luigi Guanella, 15/B, 70124 Bari BA	privacy@sigmasistemi.com

Modifiche e aggiornamenti

La presente informativa può essere soggetta a variazioni anche in conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le modifiche saranno notificate in anticipo e il testo dell’informativa costantemente aggiornato sarà disponibile sul sito web www.sigmasistemi.com.