Partiamo da un assunto: la Firma digitale è l'equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta. Quindi serve a garantire la validità, integrità, autenticità e la non ripudiabilità di un documento e ha lo stesso valore legale e giuridico della firma autografa.
La Firma digitale remota, pure.

Sembra che facciano esattamente la stessa cosa; con quale criterio dunque scegliere una piuttosto che l’altra?

La firma digitale ha portato grandi vantaggi, perché ha reso possibile stipulare rapporti contrattuali giuridicamente vincolanti, anche a distanza, eliminando spostamenti di persone e tempi di spedizione. Inoltre rispetto alla firma autografa offre maggiore garanzia di autenticità (non è possibile falsificare la firma) e di integrità del documento (non è possibile alterare il documento).

Fin qui tutto splendido; c’è da dire, però, che talvolta la firma digitale potrebbe risultare non proprio comoda, perché per apporre la firma è necessario avere con sé un hardware dedicato, come la business key (una USB), o la smart card (una carta simile alla carta di credito). Inoltre bisogna avere un PC per poterla collegare.

La Firma digitale remota risolve questi aspetti, offrendo vari vantaggi:

1. Consente di firmare un documento anche solo con uno smartphone, un tablet o un PC portatile (windows o Mac). Quindi non serve essere in ufficio; è possibile firmare anche in mobilità.
2. Non è necessario installare un hardware dedicato e non servono lettori, smart card o token USB. Basta avere una connessione a internet per accedere al servizio e inviare una richiesta di firma.
3. La sicurezza è garantita dall’utilizzo di password usa e getta, generate da token o applicazione.
4. Semplifica la collaborazione perché, se serve, più soggetti possono firmare uno stesso documento in tempi diversi e da luoghi diversi, semplificando i flussi.
5. E’ possibile monitorare lo stato di un documento e reperire documenti già firmati, che sono tutti conservati a norma in un archivio dedicato.

Insomma, la Firma digitale è stata un primo passo verso una gestione più smart dei documenti, ma la Firma digitale remota è più vicina ai reali flussi gestiti da aziende e professionisti, che operano spesso in mobilità usando smartphone, tablet e pc portatili.

Si risolve così un paradosso la cui gestione fa perdere molto tempo: la maggior parte dei documenti nascono digitali, quindi vengono inviati al firmatario, stampati, firmati, riconvertiti in digitale, archiviati. E in questo processo infruttuoso, ottenere le firme necessarie talvolta è un supplizio che fa sprecare tempo ed energie.

Con la firma digitale remota invece un documento può anche restare in forma digitale, senza essere mai stampato: è prodotto, inviato al firmatario che lo può firmare da qualunque luogo e in qualunque momento, archiviato sempre in digitale

Un’altra differenza tra Firma Digitale e Firma Digitale Remota riguarda i certificati che permettono di gestire. A differenza della prima, la Firma Digitale Remota non gestisce il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Si tratta del certificato, rilasciato su smart card, che consente al titolare di accedere e navigare tra i siti della Pubblica Amministrazione (come ad esempio quello dell’Agenzia delle Entrate o della Camera di Commercio). Con la Firma Digitale Remota, pertanto, non è possibile accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione.

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